Finanse w firmie
Klasyfikacja kosztów do raportu zarządczego: stałe, zmienne i pośrednie
Klasyfikacja dzieli łączne koszty działalności przedsiębiorstwa na elementy składowe i grupuje je według ustalonych kryteriów.
Po co klasyfikować koszty w raporcie zarządczym?
Klasyfikacja dzieli łączne koszty działalności przedsiębiorstwa na elementy składowe i grupuje je według ustalonych kryteriów. W raporcie zarządczym kryterium nie jest układ sprawozdania finansowego, lecz użyteczność informacji do decyzji. Klasyfikacja kosztów stałych i zmiennych to system rachunku kosztów nieodpowiadający regulacjom prawa bilansowego; w biznesie jest opcjonalny i zależy od potrzeb zarządczych.
Dwa niezależne przekroje mają znaczenie praktyczne. Pierwszy – reakcja kosztu na zmiany wielkości produkcji – dzieli koszty na stałe i zmienne; to narzędzie krótkookresowe, które pozwala zarządzać kosztami w przedsiębiorstwie w takim podziale. Drugi – sposób odnoszenia kosztu na produkty – dzieli koszty na bezpośrednie i pośrednie i stosuje się go w księgowości bez względu na rodzaj opodatkowania działalności.
Kryteria klasyfikacji kosztów: od rodzaju do reakcji na zmiany
Koszty można grupować według: rodzaju działalności, sfery działalności, rodzaju kosztu, miejsca powstania, sposobu odnoszenia na produkty oraz reakcji na zmiany.
Dla raportu zarządczego najwięcej decyzji obsługują dwa ostatnie kryteria. Sposób odnoszenia na produkty odpowiada na pytanie, czy koszt da się jednoznacznie przypisać do konkretnego produktu, projektu lub procesu – stąd podział na koszty bezpośrednie i pośrednie. Reakcja na zmiany pokazuje, jak wartość kosztu zachowa się przy zmianie wielkości produkcji – stąd podział na stałe i zmienne.
Podział na koszty pośrednie i bezpośrednie wyróżnia się w księgowości; u podatników prowadzących księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości, wyróżnia się również koszty stałe i zmienne.
Koszty stałe i zmienne: podział według reakcji na wielkość produkcji
Koszty zmienne są związane bezpośrednio z produkcją i zależą od jej wielkości: przy wzroście produkcji rosną, przy spadku maleją, a przy produkcji równej zero kształtują się na poziomie 0 zł. Zaliczają się do nich między innymi roboczogodziny, towary, materiały, energia oraz nakłady na surowce.
W tym podziale obok kosztów zmiennych wyróżnia się koszty stałe; koszty zmienne nie wchodzą w skład kosztów stałych. Rozdzielenie obu kategorii przekłada się na decyzje: przy sprzedaży oraz produkcji w działalności należy brać pod uwagę podział kosztów na stałe i zmienne.
Porównanie kosztów stałych i zmiennych w kontekście produkcji
- Koszty zmienneZależą od wielkości produkcji – rosną przy wzroście, maleją przy spadku, wynoszą 0 zł przy produkcji równej zero
- Koszty stałeNie zmieniają się wraz z wielkością produkcji – zachowują stałą wartość niezależnie od poziomu wytworzenia
Koszty bezpośrednie i pośrednie: podział według możliwości przypisania
Koszty bezpośrednie to wydatki, które można jednoznacznie przypisać do konkretnego produktu, projektu lub procesu. Obejmują między innymi koszty materiałów bezpośrednich, wynagrodzenia bezpośrednie pracowników produkcyjnych oraz koszty usług obcych i usług podwykonawców niezbędnych do realizacji zadań w ramach prowadzonej działalności.
Materiały bezpośrednie to surowce i materiały zużywane podczas produkcji danego dobra – przykładem jest metal używany w produkcji samochodów lub mąka w piekarni. Ich zużycie wpływa na koszt wytworzenia jednej jednostki produktu.
Wśród usług obcych wymienia się transport materiałów do produkcji oraz wynajem specjalistycznych maszyn i urządzeń produkcyjnych.
Koszty pośrednie nie są bezpośrednio związane z przychodem, lecz dotyczą wydatków związanych z utrzymaniem firmy. Przykłady to czynsz najmu biura, media i obsługa księgowa, a także koszt utrzymania biura, wynajem hali produkcyjnej i koszty pracy administracyjnej.
Do kosztów pośrednich zalicza się również koszty wydziałowe, takie jak zużycie materiałów pomocniczych i wyposażenia oraz wynagrodzenia i narzuty na wynagrodzenia pracowników pośrednio produkcyjnych.
Różnice między kosztami bezpośrednimi a pośrednimi
- Koszty bezpośrednieMożna jednoznacznie przypisać do konkretnego produktu, projektu lub procesu (np. materiały bezpośrednie, wynagrodzenia pracowników produkcyjnych)
- Koszty pośrednieNie są bezpośrednio związane z produktem, lecz z utrzymaniem działalności firmy (np. czynsz biura, koszty administracyjne, media)
Jak połączyć stałe, zmienne i pośrednie w jednym raporcie?
Podziały stałe/zmienne oraz bezpośrednie/pośrednie opisują ten sam koszt z dwóch różnych stron, więc się nie wykluczają. Czynsz najmu biura jest kosztem pośrednim – dotyczy utrzymania firmy, a nie pojedynczego produktu – i jednocześnie zwykle stałym, bo nie zmienia się wraz z wielkością produkcji.
Materiały bezpośrednie są z reguły równocześnie bezpośrednie i zmienne, ponieważ rosną wraz z liczbą wytwarzanych jednostek. Oznaczenie kosztu w obu przekrojach pozwala jednym zestawieniem pokazać i strukturę przypisania, i wrażliwość kosztów na wolumen.
Uwaga na pozycje, które trafiają do różnych kategorii w zależności od miejsca powstania. Energia występuje wśród kosztów zmiennych związanych z produkcją, natomiast media w biurze są przykładem kosztów pośrednich. Podobnie z wynajmem: najem specjalistycznych maszyn do realizacji procesu produkcyjnego jest ujmowany w kosztach bezpośrednich, a wynajem hali produkcyjnej – w kosztach pośrednich.
Zakres przekrojów w raporcie ustala się pod potrzeby decyzyjne: analiza kosztów stałych i zmiennych jest opcjonalna i nie odpowiada regulacjom prawa bilansowego, więc nie musi być tożsama z podziałami stosowanymi w standardowej sprawozdawczości finansowej.
Krok po kroku: jak sklasyfikować koszty w raporcie zarządczym
- Zidentyfikuj źródło kosztuOkreśl, czy koszt powstaje w związku z produkcją, usługą, administracją czy utrzymaniem infrastruktury
- Sprawdź możliwość przypisania do produktuDecyduj, czy koszt można jednoznacznie przypisać do konkretnego produktu – jeśli tak, to jest bezpośredni
- Oceni reakcję na zmiany wielkości produkcjiZdecyduj, czy wartość kosztu rośnie lub maleje wraz z objętością produkcji – jeśli tak, to jest zmienny
- Utwórz dwukierunkowy podziałPrzypisz każdy koszt do dwóch kategorii: bezpośredni/pośredni oraz stały/zmienny – nie muszą się wykluczać
- Dopasuj raport do decyzji zarządczychWybierz formę prezentacji, która najlepiej wspiera decyzje w zakresie sprzedaży i produkcji
Przykładowe ujęcie kosztów w raporcie zarządczym
Poniższa lista kontrolna porządkuje przykłady z obu podziałów. Każdą pozycję opisuje para oznaczeń: bezpośredni/pośredni oraz stały/zmienny – to dwie niezależne kolumny w raporcie.
Koszty bezpośrednie: materiały bezpośrednie, np. metal w produkcji samochodów albo mąka w piekarni – bezpośredni, zmienny. Wynagrodzenia bezpośrednie pracowników produkcyjnych – bezpośredni, zmienny.
Usługi obce i podwykonawcy, w tym transport materiałów do produkcji – bezpośredni, zmienny. Wynajem specjalistycznych maszyn i urządzeń produkcyjnych – bezpośredni; to, czy jest stały, czy zmienny, zależy od konstrukcji umowy (opłata ryczałtowa czy rozliczenie za wykorzystanie).
Koszty pośrednie: czynsz najmu biura – pośredni, stały. Media i obsługa księgowa – pośredni; część mediów może mieć charakter zmienny, jeśli rośnie wraz ze skalą działalności.
Utrzymanie biura, koszty pracy administracyjnej, wynajem hali produkcyjnej – pośredni, stały. Koszty wydziałowe: wynagrodzenia i narzuty na wynagrodzenia pracowników pośrednio produkcyjnych – pośredni, stały; zużycie materiałów pomocniczych i wyposażenia – pośredni, zmienny, jeżeli zużycie rośnie z liczbą wytwarzanych jednostek.
Koszty zmienne według wielkości produkcji: roboczogodziny, towary, materiały, energia, nakłady na surowce – ich wartość rośnie przy wzroście produkcji, maleje przy jej spadku i wynosi 0 zł przy produkcji równej zero.
Praktyczna zasada oznaczania: przy każdej pozycji raportu wypełnia się dwa niezależne pola. Ta sama pozycja może więc wystąpić dwa razy w różnych rolach – energia jako koszt zmienny produkcji i osobno jako koszt pośredni (media biurowe) – jeśli w firmie występuje w obu rolach.
Przykładowa lista kontrolna klasyfikacji kosztów w raporcie zarządczym
- Materiały bezpośrednie (np. metal w samochodach, mąka w piekarni)Bezpośredni, zmienny
- Wynagrodzenia bezpośrednie pracowników produkcyjnychBezpośredni, zmienny
- Transport materiałów do produkcjiBezpośredni, zmienny
- Czynsz najmu biuraPośredni, stały
- Media i obsługa księgowaPośredni, zmienny (częściowo)
- Wynajem hali produkcyjnejPośredni, stały
- Energia zużywana w produkcjiZmienny, bezpośredni
Statystyki klasyfikacji kosztów – kluczowe dane z literatury
- Typowe koszty zmienne
- Roboczogodziny, towary, materiały, energia, surowce
- Typowe koszty pośrednie
- Czynsz, media, obsługa księgowa, koszty administracyjne
- Koszty bezpośrednie – często zmiennych
- Materiały bezpośrednie, wynagrodzenia produkcyjne, usługi podwykonawców
- Koszty stałe – najczęściej pośrednie
- Czynsz biura, wynajem hali, koszty administracyjne
O czym pamiętać przy klasyfikacji kosztów do raportu zarządczego
O sposobie grupowania kosztów decyduje cel analizy, a nie przyjęty raz na stałe wzorzec. Podział na koszty stałe i zmienne jest narzędziem krótkookresowym, w biznesie opcjonalnym i nieodpowiadającym regulacjom prawa bilansowego, dlatego jego zakres wyznaczają potrzeby zarządcze.
Przekroje stałe/zmienne oraz bezpośrednie/pośrednie warto dopasować do konkretnych decyzji odbiorców raportu – przede wszystkim decyzji w sprawie sprzedaży oraz produkcji – zamiast stosować jeden uniwersalny podział identycznie dla każdego produktu i okresu.
